Reiseplanung einfach gemacht – meine persönlichen 10 Tipps für weniger Chaos

Ich liebe es, Reisen zu planen. Doch regelmäßig war ich früher irgendwann an dem Punkt, dass ich zu viel recherchiert, gesehen und irgendwo abgelegt hatte. Und dass, obwohl ich Ordnung liebe und auch eher der Listenmensch als der Chaot bin. Aber trotzdem hatte ich manchmal einfach zu viele Dinge gesehen, gespeichert oder gar nicht gemerkt und dann verzweifelt gesucht.

Das fühlt sich dann an, wie 100 offene Tabs im Kopf. Aber genau das wollte ich vermeiden. Deshalb habe ich mir über die Zeit eine richtig einfache, klare Routine aufgebaut, und zwar (und das ist mir ganz wichtig) ohne komplizierte Tools oder stundenlanges Recherchieren.

Ich zeig dir, wie ich Schritt für Schritt vorgehe, welche Apps mir alles erleichtern und welche kleinen Tricks mein Planungsleben retten.

Ich liebe es, wenn ich weiß, wohin es geht, was mich ungefähr erwartet und wie ich von A nach B komme. Nicht, weil ich alles minutiös plane. Nein, das ist ja dann eher Zwang und kein Urlaub. Sondern weil ich ganz einfach auf alles vorbereitet sein möchte und ich damit keine ÜBERRASCHUNGEN habe.

So Dinge wie vor verschlossenen Türen bei einem Museum zu stehen, da man übersehen hat, dass heute Ruhetag ist, stressen mich einfach und deswegen checke ich es vorher. Jeder mag da anders sein, wenn Du aber genauso tickst, dann lies weiter und vielleicht kannst Du an der einen oder anderen Stelle kleine Tipps mitteilen.

Flexibel sein, aber vorbereitet

Ich plane nie jeden einzelnen Tag durch. Aber ich will eine grobe Orientierung, die dazu führt, dass ich Listen habe für mögliche Ausflugsziele, deren Highlights und auch was man miteinander verbinden kann. An welchem Tag wir dann was machen, oder ob überhaupt, das wird spontan je nach Lust und Laune entschieden. Für Standortreisen ist das ideal. Für Roadtrips stehen natürlich fixe Punkte fest und dann wird die Planung auch detaillierter umgesetzt.

Spart Zeit, Geld und Nerven

Gerade wenn man berufstätig ist, Kids hat oder nicht unendlich Urlaubstage, dann hilft gute Vorbereitung ungemein. Weniger Stress vor der Reise, weniger Planlosigkeit unterwegs. Und außerdem weniger Nerven, die (zumindest bei mir) auf der Strecke bleiben und meine Urlaubslaune trüben. Wenn Du wissen willst, wie ich vorgehe und was meine konkreten Schritte sind, dann lies hier weiter.

Oft startet alles mit einem Gefühl: Meer? Roadtrip? Natur? Stadt? Und dann gibt es da noch die Listen im Kopf mit den Traumzielen, die man immer schon mal besuchen wollte. Irgendwie bekommt man übers Jahr immer mal Impressionen oder spricht mit Freunden und dann baut sich über die Zeit eine kleine Bucket-List auf.

Cluburlaub gibt es bei uns eher nicht. Wir lieben Abenteuer, Aktivitäten und unsere Ruhe. Im Club würden wir viel zu gebunden an einen Ort sein und wären zu sehr eingeengt. Wie sieht es bei Dir aus? Roadtrip, gemütlicher Strandurlaub, Städtetrip oder Backpacking? Diese erste Entscheidung ist wichtig, um dann weiter planen zu können. Eine zweiwöchige Rundreise ist aufwendiger als 10 Tage im Club.

Entscheide also als Erstes alleine oder im Familienrat, wo ihr hinwollt und was ihr machen wollt. Ich recherchiere dann für die erste Inspiration in Blogs, auf Pinterest oder sehe mir Fotos an, wenn ich von interessanten Reisezielen gehört habe. Und dann schaue ich, wann dort die beste Reisezeit ist.

Mittlerweile haben wir Kinder und da ist man wohl oder übel eben an die Ferien gebunden. Außerdem stehen die Hauptreisezeiten dann auch fest. Bei uns immer an Pfingsten und im Sommer. Meist geht es einmal in den Süden, da wir alle die Wärme lieben, und einmal in die Berge, da wir auch gerne wandern. Kurztrips gibt es zwischendurch auch mal, ganz oft mit Freunden oder auch mal in eine Stadt.

Und obwohl wir zeitlich begrenzt sind, ist es schon auch wichtig zu schauen, zu welcher Reisezeit welches Reiseland oder Ziel denn Sinn macht. Auch wenn Wandern an Pfingsten logisch erscheinen mag, checke ich normalerweise immer, ob dann auch die Bahnen schon in Betrieb sind. Ansonsten macht es wenig Sinn!

Oder wenn ihr eine Fernreise plant und zeitlich flexibel seid, dann schaut auf die besten Reisezeiten. In Australien beispielsweise macht es durchaus Sinn, in einigen Regionen im deutschen Sommer zu fliegen, wo es dort Winter ist. In anderen Regionen würde ich nur fliegen, wenn es dort auch Sommer ist. Also vorher schlau machen ist ein Muss.

Wenn das Reiseziel feststeht, dann geht es an den Fun-Part, die Planung. Sich mit dem Ziel zu beschäftigen und eintauchen in all die tollen Dinge vor Ort ist einfach wunderbar. Welche Highlights sind dort, welche tollen Wanderungen kann man machen, welche schönen Städte gilt es zu besuchen?

Ich nutze für die Recherche am liebsten Pinterest und stöbere auf persönlichen Blogs für authentische Reiseberichte. Alles, was ich dort sehe, speichere ich mir ganz einfach in meinen Apple Notizen auf dem Handy mit Screenshots, Links oder kurzen Notizen ab.

Erstmal alles sehr unstrukturiert. Die für mich wichtigen Dinge mache ich fett, so dass ich sie schneller wiederfinden kann. Falls Du es etwas strukturierter benötigst, kann ich Notes als Programm empfehlen. Dort kann man super Reisepläne anlegen. Sehr geschickt für längere Touren mit vielen Stopps.

• Google Maps: Ich liebe es. Man kann dort so einfach persönliche Karten anlegen und dann Orte oder Highlights abspeichern. Der perfekte Überblick für alle Ziele und die Basis für weitere Planungen. Und nicht nur das. Ich nutze es auch zur eigentlichen Recherche, indem ich einfach in die Orte zoome und dann dort vor allem nach Hotels und Unterkünften schaue.
• TikTok und Instagram sind auch gute Quellen für Inspirationen. Suche einfach immer mit dem #Reiseziel für Suchergebnisse
• Klassisch mit Reiseführern. Bei all unseren Australien-Tripps war der Lonely Planet immer mit dabei. Früher hab ich mir die Reiseführer auch noch gekauft. Heute leihe ich meist in der Bibliothek aus für erste Eindrücke. Ich persönlich bin an der Stelle papierlos geworden.
• In Magazinen, sowohl online als auch offline. Mein Tipp: ich bin bei unserer Bibliothek in der Online-Ausleihe registriert und kann mir so Papiermagazine wie den GEO oder andere aufs iPad herunterladen.
• für mich die größte Inspiration sind Pinterest und klassische Reiseblogs – ich liebe es dort zu stöbern und zu lesen

Bei den Recherchen speichere ich interessante Ziele und Highlights schon direkt in Google Maps ab. Damit ist der nächste Schritt eine leichte Übung. Du siehst auf einen Blick, wo die meisten Highlights sind und vor allem wie die Distanzen von Orten. Anmerkung: Für die Speicherfunktion in Google Maps musst du angemeldet sein und ein Konto besitzen. Das würde ich aber immer empfehlen, denn dort kannst Du auch Ordner für diverse unterschiedliche Ziele anlegen und alles ist schon mal geordnet.

Diese Karten dienen mir dann für die Entscheidung der Wahl des Ortes für die Unterkünfte und auch der Tagesrouten bei Roadtrips. Damit weißt Du exakt, wie lange Du von A nach B benötigst und was dort alles auf der Reiseroute liegt.

Die einzelnen Etappen bei Roadtrips speichere ich mir dann wieder in Apple Notizen in einer Tabelle mit Startpunkt, Endpunkt, Distanz und der Unterkunft sowie den Highlights auf der Etappe.

Wie gesagt, mit Hilfe der gespeicherten Orte in Google Maps grenze ich dann ein, wo die Unterkunft sein soll. Wir übernachten bei längeren Reisen gerne in Ferienwohnungen, bei Städtereisen aber auch in Hotels oder B&Bs. Es ist hilfreich, diese Entscheidung vorher zu treffen und dann nach den passenden Unterkünften zu suchen.

Ich nehme immer die Plattform Booking.com oder Check24 für den ersten Vergleich, wenn wir nach Hotels suchen. Bei Ferienwohnungen AirBnB oder Ferienwohnung.de. Das Gute ist, dass man mit den Filtern die Suche sehr schnell sehr gut eingrenzen kann und dann auch schnell das Passende findet.

Für spontane Buchungen sind die Platformen auch super gut geeignet. Ich bin allerdings eher derjenige, der auf Nummer sicher geht und alles im Vorraus fix macht.

Wenn ich mit dem eigenen Auto unterwegs bin, dann benötige ich natürlich keinen Mietwagen oder den Flug. Wenn schon, dann buche ich vor den Unterkünften definitiv den Flug oder die Bahn und danach den Mietwagen.

Für Flüge nutze ich immer Trip, Google Flights oder Omio zum Preisvergleich.

Und bitte schau vorher immer, ob der Personalausweis reicht, ein Reisepass notwendig ist oder du ein Visum benötigst. Ganz einfach kannst Du dies auf der Webseite Visumcentrale machen.

Für den Mietwagen werden dir oft bei der Flugbuchung Angebote angezeigt. Es lohnt sich trotzdem zu vergleichen. Ich mach dies oft bei Discovercars* oder auch Check24.

Wir sind die „Auf-eigene-Faust-Erkunden“ Urlauber. Nach dem Schmöckern in Blogs und auf Reiseseiten oder Magazinen mache ich mir oft Gedanken, welche Touren wir machen möchten und plane sie dann grob in Tageszielen ein. Da wir uns hier sehr viel Spontanität offen lassen – wegen Wetter und Laune – buche ich nur wirklich wichtige Dinge vor.

Dies mache ich vor allem, wenn ich weiß, dass wir bestimmte Dinge unbedingt machen möchten und die Chance besteht, dass diese Touren ausgebucht sind und wir dann enttäuscht sind. So zum Beispiel waren wir letztes Jahr in Frankreich und wollten unbedingt in der Ardeche Kanufahren gehen. Da Hochsaison war habe ich die Kanutour vorgebucht. Sicher ist sicher.

Ich recherchiere dabei meist mit GetyourGuide*. Die Plattform hat eine unheimliche Auswahl an Möglichkeiten und das Beste für mich, man kann es auch wieder kostenlos stornieren. Es kann ja dann auch mal was dazwischenkommen.

Falls Du ein Freund von Vergleichen bist, dann schau doch parallel immer bei Viator*.

Es gibt doch nichts Schlimmeres, als sich auf eine Reise zu freuen und im letzten Moment festzustellen: „Oh nein, der Reisepass ist nicht mehr so lange gültig!“ Dann geht die Panik los und auch das Gerenne.

Bei Kurztrips innerhalb von Deutschland benötigst Du das vielleicht nun nicht, aber wenn Du Flugreisen innerhalb Europas oder sogar Fernreisen geplant hast, wäre es doch blöd in letzter Minute noch Panik zu bekommen. Deswegen sind folgende wichtige Dinge immer gut, direkt nach der Buchung zu checken:

• Reisepass ➝ gültig?
• Visum notwendig
• Auslandskrankenversicherung – enthalten in deiner Krankenversicherung oder extra abgeschlossen
• SIM-Karte oder eSIM in Ländern außerhalb des europäischen Netzes. Falls Du einen Tip brauchst, schau mal bei Saily*.
• Impfungen, falls nötig. Entweder den Hausarzt fragen oder das Tropeninstitut

Im Alltag vergesse ich sowas schnell – deshalb steht’s immer in meinen Apple-Notizen. Falls Du nicht Apple-Nutzer bist, kannst Du auch Google Keep oder Samsung Notes etc. nutzen.

Je näher es zum Urlaubsstart geht, umso aufgeregter ist man doch. Und dann kann man auch endlich sich Gedanken machen übers Packen. Oder man schiebt es so lange vor sich hin bis kurz vor Start, da man eben das Packen nicht gerne mag.

Als Kind bin ich mit meinen Eltern nie verreist und so waren Schullandheime meine ersten Reiseerfahrungen. Und da habe ich schon 2 Wochen vorher alles zurechtgelegt, mit ganz viel Vorfreude und der Panik, ja, alles dabei zu haben. Als ich alleine verreist bin, war dann eher die Devise „Alles auf den letzten Drücker“. Nun mit zwei Kindern und oftmals auch Urlauben in Ferienwohnungen bin ich wirklich der Listentyp schlechthin – immer zum Abhaken, damit man dann auch sieht, was abgearbeitet wurde.

Listen habe ich für folgende Kategorien. Das Praktische an solchen Listen: Wenn du sie einmal anlegst und nicht wieder löschst, kannst du sie Jahr für Jahr nutzen – ganz ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.

• Küche, Utensilien und Essen (v.a. wenn wir in Ferienwohnung gehen)
• Badutensilien und Medikamente
• Bekleidung Erwachsene und Kinder
• Elektronisches (Ladekabel, IPads, Kopfhörer, Kamera etc).
• Offizielles (Geld, Kreditkarte, Unterlagen Krankenkasse, Maut, Buchungsbestätigungen etc)

Ich habe auch immer Kopien der wichtigsten Dokumente auf der Cloud liegen, um für den Notfall ein Backup zu haben.

Das ist der Punkt, der meine Reisen wirklich besser macht: Ich plane bewusst nicht alles voll und will auch keinen Stress. Es gab auch schon Zeiten, da war dies anders. Mein Ziel ist es nämlich schon so viel wie möglich in die Tage vor Ort reinzupacken und bewusst das Ziel zu erleben ;-).

Mit zwei Kindern (im fast Teeniealter) und manchmal anderen Vorstellungen (eigentlich fast immer!) ist dies nicht mehr so möglich. Und eigentlich ist es auch gut so. Da chillen wir dann doch mal mehr in der Unterkunft oder machen eben nur einen Ausflug für ein paar Stunden, als den ganzen Tag voll zu machen.

Unser Motto ist mittlerweile: halber Tag Sightseeing, halber Tag was die Jungs mögen. Das funktioniert manchmal besser, manchmal schlechter, aber auf alle Fälle hebt es die Laune aller. Denn und das darf man nie vergessen: Es ist für alle Urlaub und der sollte so schön wie möglich sein.

Das wichtigste kurz zusammengefasst

Wenn du deine Reise entspannt planen willst, dann setz auf eine gute Mischung aus Überblick und Flexibilität: Sammle zuerst alle Ideen, speichere deine Highlights in Google Maps, halte alles Wichtige in der Notizenapp deines Smartphones oder Notes fest und bleib offen für spontane Momente. 

Meine Planung ist wirklich nicht komplex, aber strukturiert und dies hilft mir einfach nichts zu vergessen. Unkompliziertheit macht dann auch den Spaß aus. Hier nochmal meine drei Lieblings-Programme:

#1 Pinterest: für ganz viel Inspiration und die Suche nach Reiseblogs für persönliche ERfahrungen. Für jedes Ziel lege ich mir ein Board an und kann dort den Pinspeicher jederzeit darauf zugreifen.

#2: Notizen-Funktion meines Smartphones: Spontane Ideen, Ergebnisse von Recherchen, Links, Screenshots oder Checklisten. Hier ist einfach alles gut aufgehoben und schnell zugänglich.

#3 Google Maps: meine absolute Lieblingsapp. Ich speichere hier Spots für Ausflüge, Restauranttipps oder auch Hotelempfehlungen. Man hat alles auf einen Blick und bekommt dann auch ein Gefühl für die Dimensionen und Abstände zueinander.

Dies war eine Zusammenfassung wie ich Schritt für Schritt Reisen plane und mich voller Vorfreude auf den Urlaub vorbereite. Wenn Du noch erfahren möchtest, welche Apps ich zusätzlich vor der Reise und auch währenddessen nutze, dann wird es in Kürze hier einen Beitrag zum Thema „Reiseplanungs-Apps – was ich nutze und empfehlen kann“ geben.

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